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Notion – Die All-in-One-Plattform für effizientes Arbeiten

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Entdecke die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten von Notion, der anpassungsfähigen All-in-One-Plattform für Projektmanagement, Notizen und Datenbanken.
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Inhaltsverzeichnis

Einführung

Willkommen auf meinem Notion-Blog! Ich nutze Notion sehr gerne und teile auf meiner Webseite mein Wissen und meine Erfahrungen mit dieser leistungsstarken Anwendung. In diesem Artikel besprechen wir gemeinsam die Grundlagen von Notion und untersuchen die vielen Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der All-in-One-Plattform.

Was ist Notion?

Notion ist eine All-in-One-Plattform, die es dir ermöglicht, Notizen, Aufgaben, Projekte und Datenbanken an einem Ort zu verwalten. Du kannst das Tool als persönlichen Organizer, Wissensdatenbank oder für dein Projektmanagement verwenden. Eine der besten Eigenschaften ist, dass es sehr anpassungsfähig ist und du es auf deine Bedürfnisse zuschneiden kannst. Du kannst zum Beispiel:

  • Texte schreiben und formatieren
  • Tabellen, Kalender, Kanban-Boards und andere Datenbanken anlegen
  • To-do-Listen, Checklisten und Erinnerungen erstellen
  • Bilder, Videos, Dateien und Links einfügen
  • Formeln, Diagramme und Code-Snippets verwenden
  • Kommentare hinterlassen und mit anderen Nutzern kommunizieren
Was ist Notion ? - Dein all in one Workspace

Warum ist Notion so beliebt?

Es gibt viele Gründe, warum die Software immer mehr Fans gewinnt. Zum einen ist Notion sehr flexibel und anpassbar. Du kannst aus einer Vielzahl von Bausteinen wählen, um deine Seiten zu gestalten, wie du willst.

Zum Beispiel kannst du Texte, Bilder, Videos, Tabellen, Datenbanken, Formulare und vieles mehr hinzufügen. Du kannst auch eigene Vorlagen erstellen oder aus einer Sammlung von fertigen Templates auswählen.

Zum anderen ist Notion sehr einfach zu bedienen. Alles funktioniert mit Drag-and-Drop – du musst kein Programmierer sein, um Notion zu nutzen. Du kannst auch ganz einfach mit anderen zusammenarbeiten oder deine Inhalte teilen.

Notion synchronisiert sich automatisch über alle deine Geräte hinweg – du kannst es auf deinem Desktop, deinem Smartphone oder deinem Tablet verwenden.

Die Erweiterung des Tools durch Notion.Ai integriert dir zudem deinen persönlichen KI-Assistenten in deinen Workspace, der dir beim Schreiben, Zusammenfassen und vieles mehr zur Seite steht.

Übersicht der Funktionen von Notion AI
Übersicht der Funktionen der Notion-KI

Das Dashboard

Das Notion-Dashboard ist der zentrale Ort, an dem du alle deine Daten sehen und verwalten kannst. Du kannst es komplett an deine Bedürfnisse anpassen und individualisieren, indem du Blöcke oder Datenbanken und Seiten hinzufügst oder vorhandene bearbeitest.

Es existieren bereits einige externe Websites die Widgets und andere Elemente anbieten, die du mit wenigen Klicks in deinen Workspace einbetten kannst. Deiner Kreativität sind hier so gut wie keine Grenzen gesetzt!

Ausschnitt eines individualisierten Notion Dashboards mit Widgets
Ausschnitt eines individualisierten Dashboards mit Widgets

Notion Vorteile

Das Tool bietet viele Vorteile gegenüber anderen Anwendungen. Hier sind einige der wichtigsten:

  • Notion ist einfach zu bedienen: Du kannst mit wenigen Klicks neue Seiten erstellen und sie mit verschiedenen Blöcken füllen. Die Blöcke sind die Bausteine, die du beliebig anordnen und kombinieren kannst. Du kannst auch jederzeit Blöcke verschieben, kopieren, löschen oder verändern. Alles was du zu Blöcken in Notion wissen musst, findest du hier.
  • Notion ist anpassbar: Du kannst deinen Workspace so gestalten, wie du es möchtest. Du kannst zum Beispiel eigene Farben, Schriftarten, Icons und Cover-Bilder wählen. Du kannst auch eigene Vorlagen erstellen und wiederverwenden. Du hast die volle Kontrolle über das Aussehen und die Funktion deiner Seiten.
  • Notion ist integrierbar: Du kannst Notion mit anderen Tools verbinden, die du vielleicht schon nutzt oder nutzen möchtest. Zum Beispiel kannst du Notion mit Google Drive, Dropbox, Slack, Gmail, Trello und vielen anderen Diensten synchronisieren. So kannst du deine Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen austauschen und aktualisieren.
  • Notion ist skalierbar: Du kannst das Tool sowohl für kleine als auch für große Projekte nutzen. Du kannst zum Beispiel einzelne Seiten für deine persönlichen Notizen oder ganze Arbeitsbereiche für deine Teamarbeit erstellen. Du kannst auch jederzeit neue Nutzer einladen oder entfernen.

Notion ist also ein sehr flexibles und vielseitiges Tool, das dir erlaubt, deine eigenen Systeme zu entwerfen und anzupassen. Du kannst Notion für verschiedene Zwecke nutzen, wie zum Beispiel:

  • Projektmanagement
  • Wissensmanagement
  • Content-Erstellung
  • Lernen und Studieren
  • Persönliche Organisation
  • Und vieles mehr!

Die ersten Schritte in Notion

Schritt 1: Erstelle ein Konto

Um zu beginnen, musst du zunächst ein Konto erstellen. Du kannst das ganz einfach auf der Website von Notion tun. Dort kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse oder deinem Google-Konto anmelden.

Wenn du dich für die kostenlose Version entscheidest, hast du unbegrenzten Speicherplatz und kannst bis zu fünf Gäste einladen. Wenn du mehr Funktionen oder mehr Gäste möchtest, kannst du jederzeit auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden.

Schritt 2: Lade die Desktop- oder mobile App herunter

Nachdem du dein Konto erstellt hast, kannst du dir die Desktop-App oder die mobile App herunterladen oder einfach im Browser arbeiten. Die Desktop-App bietet dir eine saubere und ablenkungsfreie Oberfläche ohne die Versuchung von Tabs.

Du erhältst auch Push-Benachrichtigungen, wenn etwas Wichtiges in Notion passiert – zum Beispiel wenn jemand dich erwähnt, dir eine Aufgabe zuweist oder du dir selbst eine Erinnerung setzt.

Notion Traingsplan in der mobilen Notion App
Die Mobile app von Notion ist für Smartphone und Tablet erhältlich. Damit kannst du von überall auf deinen Workspace zugreifen.

Schritt 3: Verwende die intuitive Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Notion ist sehr intuitiv und anpassbar. Auf der linken Seite findest du das Menü, das dir einen Überblick über deine Arbeitsbereiche gibt.

Ein Arbeitsbereich ist eine Sammlung von Seiten, die einem bestimmten Thema oder Zweck gewidmet sind. Du kannst so viele Arbeitsbereiche erstellen wie du möchtest und sie mit anderen teilen oder privat halten.

Auf der rechten Seite siehst du den Hauptbereich, wo deine Seiten angezeigt werden. Eine Seite ist ein Dokument in Notion, das aus verschiedenen Blöcken besteht.

Ein Block ist ein Element in einer Seite – zum Beispiel Text, Bild, Tabelle oder Liste – das sich per Drag-and-Drop verschieben lässt. Du kannst jede Seite so gestalten wie du möchtest und sie mit anderen verknüpfen.

Notion Dashboard.
Beispiel eines individualisierten Arbeitsbereichs

Schritt 4: Erstelle und organisiere deine Seiten

Um eine neue Seite hinzuzufügen, klicke auf das Plus-Symbol im Menü oder drücke Strg+N auf deiner Tastatur (Cmd+N auf Mac). Du kannst dann einen Titel für deine Seite eingeben und aus verschiedenen Vorlagen wählen oder eine leere Seite starten. Eine Übersicht aller Tastaturkürzel findest du hier.

Um eine bestehende Seite zu organisieren, klicke auf die drei Punkte neben dem Seitennamen im Menü und wähle aus den Optionen wie Umbenennen, Verschieben, Löschen, Teilen, Favorisieren oder Duplizieren. In meiner Rubrik Anleitungen, gebe ich dir nützliche Ratschläge wie du das Tool meistern kannst!

Schritt 5: Verwende Vorlagen

Das Management-Tool versucht Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Daher findet sich im unteren linken Bereich deines Arbeitsbereichs der Reiter „Vorlagen“.

Dort sind einfache Vorlagen aus verschiedenen Bereichen gelistet, die du einfach importieren und an deine Wünsche anpassen kannst. Für spezielle Anwendungsbereiche habe ich optimierte Notion Templates erstellt, die du dir herunterladen kannst.

Erweiterte Funktionen von Notion

Die vielen Funktionen des Tools machen es so einzigartig. Daher werden wir dir in diesem Abschnitt einige der Möglichkeiten näher erklären.

Einbettung von Dateien und Websites

Eines der besten Features der App ist die Möglichkeit, Dateien und Websites in deine Seiten einzubetten. Du kannst zum Beispiel PDFs, Videos, Bilder oder Audiodateien direkt in deinen Notizen anzeigen lassen. Oder du kannst ganze Websites wie Google Maps, YouTube oder Twitter in deinen Seiten integrieren.

So hast du alle relevanten Informationen an einem Ort und musst nicht ständig zwischen verschiedenen Tabs wechseln. Es ist sogar möglich, deine eigene Website aus deinem Workspace zu erstellen!

Formeln und Verknüpfungen in Notion

Ein weiteres beeindruckendes Feature ist die Fähigkeit, Formeln und Verknüpfungen in Notion zu erstellen. Du kannst zum Beispiel komplexe Berechnungen durchführen, Daten aus verschiedenen Tabellen zusammenführen oder automatisierte Aktionen basierend auf bestimmten Bedingungen erstellen.

Du kannst deine Formeln und Verknüpfungen intuitiv mit Drag-and-Drop erstellen und sie nahtlos in deine Datenbanken und Seiten integrieren. So kannst du alle deine Daten auf leistungsstarke und flexible Weise manipulieren und analysieren.

Individuelle To-Do-Listen

Notion ist auch ein hervorragendes Tool für das Aufgabenmanagement und die Erstellung von To-Do-Listen. Du kannst deine Aufgaben nach Priorität, Status oder Fälligkeit sortieren und filtern. Du kannst auch Erinnerungen setzen oder Kommentare hinterlassen.

Lade dir hier mein kostenloses Tagesplaner Template herunter mit dem du dein Aufgabenmanagement verbessern kannst!

Individuelle Datenbanken

Das Tool bietet dir außerdem verschiedene Ansichten für deine Datenbanken an. Du kannst zum Beispiel Kanban-Boards verwenden, um deine Projekte visuell zu verfolgen.

Oder du kannst Kalenderansichten verwenden, um deine Termine im Blick zu behalten. Du kannst auch zwischen Tabellen-, Listen-, Galerie- oder Zeitstrahlansichten wechseln – je nachdem was am besten zu deinen Daten passt.

Ist Notion kostenlos nutzbar?

Die Plattform bietet verschiedene Pläne an. Das Tool kann aber völlig kostenlos genutzt werden. Das Tool eignet sich besonders für Studenten, da gegen Vorlage eines Studiennachweises der Funktionsumfang des Plus – Plans völlig kostenfrei zur Verfügung gestellt wird.

Weiterhin besteht die Möglichkeit dir Notion Ai zu deinem Plan hinzu zu buchen. Ich habe dir nachfolgend noch einmal alle Pläne zusammengefasst:

Kostenloser Plan

Notion bietet einen kostenlosen Plan an, der ideal ist, wenn du Notion alleine nutzen möchtest. Er bietet dir unbegrenzte Blöcke, eine begrenzte Block-Testversion für Teams, grundlegende Seitenanalysen und die Möglichkeit, bis zu 10 Gäste einzuladen.

Plus Plan

Der Plus Plan, früher als Team Plan bekannt, kostet $8 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $10 bei monatlicher Abrechnung.

Dieser Plan bietet alles, was der kostenlose Plan bietet, plus unbegrenzte Blöcke für Teams, unbegrenztes Hochladen von Dateien, eine 30-tägige Seitenhistorie und die Möglichkeit, bis zu 100 Gäste einzuladen.

Business Plan

Für größere Teams oder Unternehmen gibt es den Business Plan. Dieser kostet $15 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $18 bei monatlicher Abrechnung.

Er bietet zusätzlich zu den Funktionen des Plus Plans SAML SSO, private Teamspaces, Bulk PDF Export, erweiterte Seitenanalysen, eine 90-tägige Seitenhistorie und die Möglichkeit, bis zu 250 Gäste einzuladen.

Enterprise Plan

Für Organisationen, die erweiterte Kontrollen und Unterstützung benötigen, gibt es den Enterprise Plan. Die Preise für diesen Plan sind auf Anfrage erhältlich und bieten zusätzlich zu den Funktionen des Business Plans Benutzerprovisionierung (SCIM), erweiterte Sicherheits- und Kontrollfunktionen, Audit-Logs, einen dedizierten Erfolgsmanager (bei mehr als 100 Sitzen), Workspace-Analysen, eine unbegrenzte Seitenhistorie und eine benutzerdefinierte Gästebegrenzung.

Notion AI Add-On

Zusätzlich zu diesen Plänen bietet Notion auch ein optionales Add-On namens Notion AI, das zu jedem kostenpflichtigen Plan für zusätzliche $8 pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $10 bei monatlicher Abrechnung hinzugefügt werden kann.

Notion AI bietet Funktionen wie das Generieren von Zusammenfassungen, Aktionspunkten und Einblicken, das Verbessern der Schreibqualität und das Unterstützen beim Brainstorming neuer Ideen und vieles mehr.

Übersicht der Preise und Leistungen

Basierend auf den Informationen von der Notion-Preisseite, hier ist eine Tabelle, die die verschiedenen Pläne und ihre Kosten sowie die enthaltenen Funktionen gesammelt darstellt:

PlanPreis pro Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung)Preis pro Mitglied/Monat (monatliche Abrechnung)Hauptfunktionen
FreeKostenlosKostenlosUnbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen, Testversion mit begrenzten Blöcken für Teams, Integration mit Slack, GitHub und mehr, Basis-Seitenanalysen, 7 Tage Versionsverlauf, Lade 10 Gäste ein
Plus (ehemals Team)8 $10 $Alles in Free und unbegrenzte Blöcke für Teams, unbegrenzte Datei-Uploads, 30 Tage Seitenverlauf, Lade 100 Gäste ein
Business15 $18 $Alles in Plus und SAML SSO, Private Teamspaces, PDF-Massenexport, erweiterte Seitenanalysen, 90 Tage Versionsverlauf, Lade 250 Gäste ein
EnterpriseKontaktieren Sie Notion für PreisinformationenKontaktieren Sie Notion für PreisinformationenAlles in Business und Benutzerbereitstellung (SCIM), erweiterte Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten, Audit-Protokoll, eigens zugewiesener Success Manager (ab 100 Mitglieder), Workspace-Analysen, unbegrenzter Seitenverlauf, benutzerdefiniertes Gästelimit
Notion-KI (optionales Add-on)Zusätzliche 8 $Zusätzliche 10 $Arbeite schneller, schreibe bessere Texte, denke in größeren Dimensionen

Fazit

Notion ist eine leistungsstarke All-in-One-Plattform, mit der du Datenbanken, Notizen und Projekte an einem Ort verwalten kannst. Dank ihrer Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit ist das Tool eine großartige Wahl für alle, die ihre Arbeit effizienter gestalten möchten.

In diesem Artikel haben wir die Grundlagen besprochen und dabei die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten dieser Anwendung untersucht. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest schau dich ein wenig auf meiner Seite um.

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