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Meistere das Notion Board: Dein ultimativer Leitfaden

Notion Board Ansicht
In diesem Beitrag erfährst du alles über das Notion Board: Von Grundlagen über Kanban-Best Practices bis zur kostenlosen Vorlage.
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Inhaltsverzeichnis

Kurze Einleitung zum Artikel

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Notion Board-Ansicht wissen musst. Von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Tipps, wir decken alles ab, um deine Produktivität in Notion zu steigern.

Was wirst du in diesem Artikel lernen?

  • Definition und Hauptmerkmale der Notion Board-Ansicht: Verstehe, was die Board-Ansicht in Notion so einzigartig macht.

  • Anpassungsmöglichkeiten: Lerne, wie du die Board-Ansicht nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

  • Kanban in Notion: Entdecke, wie du die Kanban-Methode in Notion effektiv nutzen kannst.

Was ist die Board-Ansicht in Notion?

Du hast sicherlich schon von der Board Ansicht in verschiedenen Tools gehört, aber in Notion hat sie ihren ganz eigenen Charme. Lass uns gemeinsam eintauchen und herausfinden, was sie so besonders macht!

Definition und Hauptmerkmale der Notion Board Ansicht

Die Board-Ansicht in Notion ist im Grunde eine visuelle Darstellung von Datenbanken. Stell dir vor, du könntest all deine Aufgaben, Projekte oder Ideen auf Karten visualisieren und diese Karten dann nach verschiedenen Phasen oder Kategorien organisieren. Genau das ermöglicht dir die Board-Ansicht!

Unterschiede und Gemeinsamkeiten zu anderen Datenbankansichten

Während die Tabellenansicht dir zum Beispiel eine strukturierte Liste bietet und die Kalenderansicht alles zeitlich ordnet, gibt dir die Board-Ansicht die Freiheit, alles nach deinem eigenen Workflow zu organisieren.

Aber das Tolle an Notion ist, dass du nicht festgelegt bist! Du kannst jederzeit zwischen den Ansichten wechseln und die für dich passendste wählen, wie in jeder anderen Notion Datenbank auch.

Karten in der Notion Board Ansicht: Deine visuellen Datenbankeinträge

In Notions Board-Ansicht repräsentieren Karten die verschiedenen Datenbankeinträge. Jede Karte, die du siehst, ist ein Eintrag mit seinen eigenen Eigenschaften und Informationen. Das kann alles sein – von Notizen über Projekte bis hin zu Kontakten.

Durch das Öffnen einer Karte werden dir alle zugehörigen Details und zugeordneten Informationen angezeigt. Du kannst Tags, Verknüpfungen zu anderen Einträgen, Anhänge und vieles mehr hinzufügen oder bearbeiten.

Kurz gesagt, in der Notion Board Ansicht wird jeder deiner Datenbankeinträge visuell als Karte dargestellt, wodurch die Organisation und Interaktion mit deinen Daten in Notion intuitiv und effizient wird.

Notion Board Ansicht im Notion Template für Studenten
Hier siehst du ein Beispiel einer individuellen Board Ansicht, die ich in meinem Notion Template für Studenten verwende

Warum die Board-Ansicht in Notion nutzen?

Es gibt viele Gründe, warum die Board Ansicht in Notion nützlich ist:

  • Visualisierung: Es ist immer einfacher, Dinge zu verstehen und zu verwalten, wenn du sie vor dir siehst. Die Board-Ansicht gibt dir einen klaren Überblick über alles, was vor sich geht.
  • Flexibilität: Du kannst Spalten nach Belieben hinzufügen, entfernen oder umbenennen. Ob es nun „To-Do“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“ ist – du entscheidest!
  • Interaktivität: Mit der Drag-and-Drop-Funktionalität kannst du Bestandteile deiner Datenbankeinträge mühelos von einer Phase zur nächsten verschieben.

Erstellen einer Notion Datenbank in der Board Ansicht

Nachfolgend zeige ich dir wie ein Notion Board erstellen kannst:

  • Öffne Notion und erstelle eine neue Seite.

  • Nutze den Notion Shortcut: „/Datenbank“ und dann „Board“.

  • Du kannst auswählen, ob du das Board auf Grundlage einer bestehenden oder neuen Datenbank erstellen möchtest
  • Erstellst du ein Notion Board in als neue Datenbank, wird immer automatisch die Status-Eigenschaft vergeben. Du erfährst nachfolgend mehr dazu. Benötigst du einen Überblick über Eigenschaften in Notion, dann findest du hier den ausführlichen Artikel dazu: Notion Datenbanken: Eigenschaften und Optionen zur Organisation.
So erstellst du eine Notion Datenbank in der Board-Ansicht als neue Datenbank.

Grundlegende Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten der Notion Board Ansicht

Das Tolle an Notion – und insbesondere an der Board-Ansicht – ist, dass du nicht an eine starre Struktur gebunden bist. Du kannst alles nach deinen Wünschen und Bedürfnissen anpassen.

Hier sind einige Tipps, um deine Board-Ansicht in Notion wirklich zu deinem eigenen zu machen:

Anpassen der Darstellung des Notion Boards

Wie bereits erwähnt, werden in der Board-Ansicht deine Datenbankeinträge kategorisiert dargestellt. Aus diesem Grund wird, für jede Board Datenbank die neu und ohne Daten erstellt wird, die „Status“ Eigenschaft vergeben (Die Status Eigenschaft in Notion beinhaltet ohne Anpassungen: „To-Do“, in „Bearbeitung“, „Abgeschlossen“).

Möchtest du deine Datenbanken nach anderen Eigenschaften gruppieren, dann gehe wie folgt vor:

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank (3 Punkte-Symbol)

  • Wähle den Menüpunkt „Gruppe“

  • Wähle „Gruppieren nach“

  • Nun kannst du die Eigenschaften auswählen nach denen deine Datenbank gruppiert werden soll
So änderst du die Gruppierung in deinem Notion Board

So fügst du neue Einträge hinzu

Um neue Datenbankeinträge in dein Board einzutragen verwende das Pluszeichen in der entsprechenden Spalte.

Hinzufügen neuer Einträge in der Notion Board Ansicht

Neue Spalten hinzufügen im Notion Board

Eine Neue Spalte kannst du über das Plus-Symbol in deiner Datenbank hinzufügen.

  • Nicht alle Eigenschaften eignen sich dazu in der Board-Ansicht dargestellt zu werden. Verwende Notion Eigenschaften, die sich gut dazu eignen deine Daten zu kategorisieren. Besonders gut eignet sich zum Beispiel die Eigenschaft: „Mehrfachauswahl“.
Hinzufügen von neuen Spalten in der Notion Board Ansicht

Ändern der Spaltenfarben im Notion Board

Dir stehen verschiedene Optionen zur Verfügung mit denen du die Einträge deiner Datenbank, nach deinen Wünschen anpassen und auch farblich hervorheben kannst.

Um die Funktion der farbigen Spalten zu nutzen gehe wie folgt vor:

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank (3 Punkte-Symbol)

  • Wähle den Menüpunkt „Gruppieren“

  • Dort findest du den Button, um die farbigen Spalten zu aktivieren

  • Um die Spaltenfarben zu ändern, gehe in die entsprechende Spalte und wähle dort eine Farbe aus

So aktiviert man die farbigen Spalten in Notion und passt sie an

Sortieren der Eigenschaften im Notion Board

Um Eigenschaften in deiner Ansicht zu sortieren kannst du zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • Manuell: Du kannst deine Einträge einfach per Drag&Drop an die gewünschte Position in deiner Tabelle ziehen

  • Alphabetisch: Die Einträge deiner Datenbank werden nach dem Alphabet sortiert (A-Z)

  • Alphabetisch rückwärts: Die Einträge deiner Datenbank werden nach dem Alphabet rückwärts sortiert (Z-A).

Um diese Einstellungen aufzurufen, gehe wie folgt vor:

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank (3 Punkte-Symbol)

  • Wähle den Menüpunkt „Gruppierungen“

  • Dort hast du die Möglichkeit in dem Menüpunkt „Sortieren“ auszuwählen wie deine Daten sortiert werden sollen
Manuelles Sortieren in einem Notion Board

Ausblenden von leeren Gruppen im Board

Das Notion Board ist vor allem dazu gedacht deine Daten so darzustellen, dass diese visuell einfach zu erfassen sind. Daher empfehle ich dir, vorab die Einstellung zu aktivieren mit der du leere Gruppen in deinem Board ausblendest.

Dein Board in Notion zeigt dir dann nur Kategorien an, in denen sich Einträge befinden.

Um die Eigenschaft zu aktivieren gehe wie folgt vor:

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank (3 Punkte-Symbol)

  • Wähle den Menüpunkt „Gruppierungen“

  • Dort findest du den Button um die Einstellung zu aktivieren

Ansicht der Einträge im Notion Board anpassen

Das Notion Board verwendet Karten, um deine Daten anzuzeigen. Diese Karten kannst du ebenfalls anpassen.

Du kannst folgende Einstellungen vornehmen:

  • Ein Bild oder den Textinhalt deiner Karten anzeigen

  • Die Kartengröße anpassen (klein, mittel, groß)

So geht’s:

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank (3 Punkte-Symbol)

  • Wähle den Menüpunkt „Layout“

  • Dort findest du im Menüpunkt „Kartenvorschau“die Einstellungen ob deine Karten ein Bild (Seiten-Cover) oder den Textinhalt (Seiten-Inhalt) anzeigen sollen

  • Im Menüpunkt „Kartengröße“ kannst du die große der Karten einstellen.

So passt du Kartengröße und Layout deiner Einträge im Board an

Anwendungsbeispiel für Datenbanken in der Notion Board Ansicht

Während die Board-Ansicht in Notion bereits ein leistungsstarkes Werkzeug für die Organisation und Visualisierung deiner Daten ist, gibt es eine Methode, die ihr volles Potenzial wirklich freisetzt: Kanban.

Dieses aus Japan stammende System hat sich weltweit als Best Practice für visuelles Projektmanagement etabliert. Und das aus gutem Grund!

Einführung in die Kanban-Methode: Mehr als nur Karten verschieben

Nachdem wir nun die Grundlagen und Anpassungsmöglichkeiten der Board-Ansicht in Notion besprochen haben, lass uns einen Schritt weiter gehen. Hast du dich jemals gefragt, warum diese Art der visuellen Organisation so effektiv ist? Die Antwort liegt in einer Methode namens Kanban.

Notion Kanban Board Beispiel

Geschichte von Kanban:

  • Ursprung in Japan: Kanban, was wörtlich „Sichttafel“ oder „Karte“ bedeutet, hat seinen Ursprung in den 1940er Jahren in Japan. Es wurde von Toyota entwickelt, um die Produktionseffizienz zu steigern.

  • Von der Produktion zum Projektmanagement: Obwohl es ursprünglich für die Automobilproduktion entwickelt wurde, hat sich Kanban zu einer beliebten Methode für das Projektmanagement in vielen Branchen entwickelt.

Grundprinzipien von Kanban:

  • Visualisierung des Arbeitsflusses: Durch das Sichtbarmachen des Arbeitsprozesses können Teams Engpässe erkennen und den Prozess optimieren.

  • Limitierung laufender Arbeiten: Indem man die Menge der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben begrenzt, kann man sich besser auf die aktuelle Arbeit konzentrieren und Überlastung vermeiden.

  • Anpassungsfähigkeit: Kanban ermutigt Teams, ihren Arbeitsprozess regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Warum ist Kanban wichtig?:

  • Effizienz und Produktivität: Teams können ihre Arbeit schneller erledigen und dabei die Qualität beibehalten.

  • Flexibilität: Im Gegensatz zu anderen Methoden, die einen festen Plan erfordern, erlaubt Kanban eine flexible Anpassung an Veränderungen.

  • Klare Kommunikation: Alle Teammitglieder haben einen klaren Überblick über den Status von Aufgaben und Projekten.

So kannst du in Notion Kanban Boards nutzen

Wenn du schnell und unkompliziert mit der Kanban-Methode in Notion starten möchtest, habe ich gute Nachrichten für dich: Notion bietet eine kostenlose Kanban-Vorlage an, die du direkt in dein eigenes Notion-Konto importieren kannst.

So funktioniert’s:

  • Vorlage auswählen: Du wirst eine spezielle Kanban-Vorlage finden, die von Notion-Experten erstellt wurde, um den besten Arbeitsfluss zu gewährleisten.

  • Importieren und Anpassen: Mit nur einem Klick kannst du die Vorlage in dein Notion-Konto importieren. Anschließend kannst du sie nach deinen Wünschen und Bedürfnissen anpassen.

Durch die Verwendung dieser Vorlage sparst du nicht nur Zeit bei der Einrichtung, sondern profitierst auch von den Best Practices und Erfahrungen, die in ihre Gestaltung eingeflossen sind. Es ist der perfekte Ausgangspunkt, um die Vorteile von Kanban in Notion voll auszuschöpfen.

Fazit: Die Notion Board Ansicht

Die Notion Board Ansicht ist weit mehr als nur ein weiteres Feature in Notion. Sie ist ein mächtiges Werkzeug, das dir hilft, das Beste aus deinen Daten herauszuholen. Hier sind die Hauptpunkte, die du im Auge behalten solltest:

  • Visuelle Organisation: Mit der Board Ansicht kannst du deine Datenbankeinträge auf eine einzigartige und visuell ansprechende Weise organisieren.
  • Karten als Einträge: Jeder deiner Datenbankeinträge wird als Karte dargestellt, was dir einen klaren und schnellen Überblick ermöglicht.
  • Anpassungsfähigkeit: Von der Darstellung deiner Karten bis hin zum Hinzufügen von Spalten – die Board Ansicht bietet dir eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten.

Sie ist nicht nur ein weiteres Feature, sondern eine echte Bereicherung, die dir hilft, das Beste aus deinen Daten in Notion herauszuholen.

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