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Vom Einsteiger zum Pro: Der Notion Kalender Guide (2024)

Notion Kalender Einführung
Hier erfährst du alles über den Notion Kalender. Von Grundfunktionen bis zu Expertentipps und der Vorstellung der neuen Notion Calendar App.
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Inhaltsverzeichnis

Kurze Einleitung zum Artikel

Notion hat sich als ein vielseitiges Werkzeug für Organisation und Produktivität etabliert. Besonders der Notion Kalender, bisher bekannt als eine flexible Datenbankansicht, hat vielen Nutzern geholfen, ihre Termine und Aufgaben effektiv zu verwalten.

Jetzt hebt Notion das Ganze auf eine neue Ebene: Mit einer bedeutenden Erweiterung des Kalender-Features öffnet sich ein neues Kapitel in der Welt des Zeitmanagements.

Diese Erweiterung führt neue Funktionen und eine verbesserte Benutzeroberfläche ein, die es einfacher als je zuvor machen, Notion mit anderen Tools wie zum Beispiel dem Google Kalender zu verbinden. In diesem Guide erfährst du alles über die neuen und alten Kalenderfunktionen.

Was wirst du in diesem Artikel lernen?

  • Von Datenbanken zu Terminen: Wie der Notion Kalender Datenbankeinträge in einem visuellen Zeitformat darstellt.

  • Warum ein Notion Kalender?: Die Vorteile und Unterschiede im Vergleich zu herkömmlichen Kalendertools.

  • Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie du einen Notion Kalender aus einer Datenbank erstellst und an deine Bedürfnisse anpasst.

  • Die verschiedenen Ansichten: Monats- und Wochenansicht im Notion Kalender und wie du zwischen ihnen wechseln kannst.

  • Grundlegende Funktionen: Bearbeiten von Eigenschaften, Hinzufügen und Bearbeiten von Kalendereinträgen, Filtern und Sortieren.

  • Tipps und Tricks zur Optimierung: Wie du das Beste aus deinem Notion Kalender herausholst, von wiederkehrenden Aufgaben bis zum Festlegen des Wochenstarts.

Von Datenbanken zu Terminen: Der Notion Kalender

In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick auf die Entwicklung des Notion Kalenders – von seiner ursprünglichen Form als innovative Datenbankansicht bis hin zu seiner neuesten Gestalt als eigenständiger Kalender – dem ‚Notion Calendar‘.

Der Klassiker: Notion Kalender als Datenbankansicht

Der Notion Kalender, in seiner klassischen Form, ist eine dynamische Ansicht innerhalb von Notion, die Datenbankeinträge in einem visuellen Zeitformat darstellt. Diese Ansicht ermöglicht es dir, deine Aufgaben, Projekte und Termine übersichtlich und effektiv zu planen. Jeder Datenbankeintrag wird zu einem Termin, den du im Kalender innerhalb von Notion sehen und bearbeiten kannst.

Notion Kalender
Beispiel eines Notion Kalenders in der Monatsansicht

Neuerung: ‚Notion Calendar‘ als eigenständiger Kalender

Mit dem neuesten Update hat der Notion Kalender eine bedeutende Erweiterung erfahren. Nun kannst du den Kalender als eigenständiges Element im Browser oder in der dedizierten Notion Kalender App nutzen. Diese Entwicklung bietet eine direktere und interaktivere Art der Kalenderführung, unabhängig von den klassischen Datenbankansichten.

Die separate Darstellung im Browser oder in der App ermöglicht es dir, deine Termine und Aufgaben noch schneller und intuitiver zu verwalten, während du weiterhin von der gewohnten Integration in das Notion-Ökosystem profitierst.

Notion Calendar
Ansicht der Notion Kalender App

Warum ein Notion Kalender?

Während herkömmliche Kalendertools oft isoliert arbeiten und hauptsächlich zur Anzeige von Terminen und Erinnerungen dienen, geht der Notion Kalender einen Schritt weiter. Hier sind einige Unterschiede:

  • Dynamische Verknüpfungen: Jeder Kalendereintrag in Notion kann mit anderen Datenbanken, Notizen oder Aufgaben verknüpft werden.
  • Dedizierte Notion Kalender App: Die am 17.01.24 veröffentlichte eigenständige App integriert sich nahtlos in dein Notion – Setup und ermöglicht die native Verknüpfungen mit dem Google Kalender oder Zoom.
  • Anpassungsfähigkeit: Du kannst den Kalender in der Datenbankansicht nach deinen Wünschen gestalten, von der Farbgebung bis hin zu benutzerdefinierten Eigenschaften und Formeln.
  • Integration: Der Notion-Kalender ist nahtlos in das gesamte Notion-Ökosystem integriert, sodass du nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln musst.
  • Automatisierung: Mit Formeln und Verknüpfungen kannst du deinen Kalender so einrichten, dass er automatisch Aufgaben, Fristen oder andere wichtige Daten aus deinen Datenbanken zieht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Datenbank in Kalenderansicht

Nachfolgend zeige ich die in einfachen Schritten wie du einen Notion Kalender als Dantenbank erstellen und an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Voraussetzung für das Erstellen eines Kalenders in Notion ist immer eine Eigenschaft „Datum“. Ich habe bereits einen ausführlichen Beitrag zu Eigenschaften in Notion erstellt. Diesen findest du hier.

  • Tipp: Um die oben genannten Vorteile möglichst praktisch umsetzen zu können empfiehlt es sich, deinen Kalender in Notion auf Grundlage einer bereits bestehenden Datenbank zu erstellen. Ich zeige dir wie das geht.

So kannst du einen Notion Kalender erstellen, der auf eine bestehende Datenbank aufbaut

Um eine Kalenderansicht in Notion zu erstellen, die bereits auf einer Datenbank aufbaut gehe wie folgt vor:

  • Gehe zu der Datenbank, die als Grundlage deines Kalenders dienen soll
  • Drücke auf das Pluszeichen neben der Tabellenbezeichnung
  • Wähle im Feld „Layout“ die Kalenderansicht
Hinzufügen einer Kalenderansicht zu einer bestehenden Tabelle

So kannst du einen unabhängigen Notion Kalender erstellen

Um eine neue Datenbank für deinen Kalender zu erstellen hast du folgende Möglichkeiten:

  • Nutze den Slash-Kurzbefehl und gib „Kalender“ in das Pop-up Menü ein
  • Notion schlägt dir nun die Kalenderansicht vor
  • Du erhältst hier ebenfalls die Möglichkeit deinen Kalender auf Basis einer bereits bestehenden Datenbank zu erstellen
  • Für einen unabhängigen Kalender wähle „Neue Datenbank“
Erstellen einer neuen Kalenderdatenbank in Notion

Die verschiedenen Ansichten im Notion Kalender

Notion bietet verschiedene Möglichkeiten wie du den Kalender in deinem Workspace darstellen kannst. Ich zeige dir die wichtigsten Unterschiede und wie du zwischen den Ansichten wechseln kannst.

Die Monatsansicht im Notion Kalender

Die Monatsansicht bietet in Notion eine Vogelperspektive auf alle geplanten Aktivitäten, Termine und Aufgaben für den gesamten Monat. Sie ist ideal, um langfristige Projekte zu überblicken und sicherzustellen, dass du keine wichtigen Termine oder Fristen verpasst.

Die Wochenansicht im Notion Kalender

Die Wochenansicht ist eine der nützlichsten und übersichtlichsten Darstellungen im Notion Kalender. Sie ermöglicht es dir, deinen Fokus auf die unmittelbar bevorstehenden Tage zu legen und dabei den Überblick über die gesamte Woche zu behalten.

Ich nutze die Wochenansicht, um mir detailliert meine Aufgaben für die Woche darzustellen. Der Bildausschnitt zeigt die Wochenplanung mithilfe meines Notion Wochenplaner Templates. Dieses Template nutzt den vollen Funktionsumfang der Notion Kalender.

Durch Individuelle Formeln und Verknüpfungen zeigt er zu erledigende Aufgaben, Tags, Status und bietet sogar die Möglichkeit für Timeboxing.

Notion Kalender in der Wochenansicht mit individuellen Formeln und Timeboxing
Individualisierte Wochenansicht meines Notion Kalenders

Ändern der Kalenderansicht in Notion

Der Notion Kalender wird standardmäßig in der Monatsansicht dargestellt. Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie du die zwischen den Ansichten wechselst.

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke (3 Punkte-Symbol)
  • Wähle „Layout“
  • Wähle nun den Punkt „Kalenderansicht nach“ und wähle „Woche“
Ändern der Kalenderansicht in Notion

Grundlegenden Kalenderfunktionen in Notion

Der Kalender bietet eine Vielzahl von Funktionen, die dir helfen, deine Einträge individuell zu gestalten und optimal zu nutzen. Bevor wir tiefer in spezielle Tipps und Tricks eintauchen, lass uns einen Blick auf die grundlegenden Funktionen werfen, die jeder Notion Kalender-Nutzer kennen sollte.

Bearbeiten von Eigenschaften

Jeder Kalendereintrag in Notion ist mit einer Reihe von Eigenschaften ausgestattet, die Informationen über den Eintrag liefern oder zusätzliche Funktionen bieten.

Ob es sich um das Datum, die Uhrzeit, den Ort oder benutzerdefinierte Tags handelt – die Möglichkeit, diese Eigenschaften zu bearbeiten, gibt dir die Kontrolle über die Details jedes Eintrags.

Um Eigenschaften anzupassen beachte die folgenden Schritte:

  • Gehe zu den Datenbankoptionen in der oberen rechten Ecke deines Kalenders
  • Wähle den Button „Eigenschaften“
  • Dort kannst du über das Augensymbol Eigenschaften anzeigen oder ausblenden, sie per Drag & Drop Anordnen und über den Punkt „Eigenschaften hinzufügen“ neue Eigenschaften erstellen
Bearbeiten von Eigenschaften in der Kalenderansicht

Hinzufügen und bearbeiten von Kalendereinträgen

Ein Kalender lebt von seinen Einträgen. In Notion ist das Hinzufügen und Bearbeiten von Kalendereinträgen intuitiv und flexibel. Egal, ob du einen neuen Termin planst, eine Aufgabe hinzufügst oder Details zu einem bestehenden Eintrag änderst.

Um einen neuen Eintrag zu deinem Kalender hinzuzufügen nutze einfach das Plus-Symbol in einer Zelle

Eintrag hinzufügen in einem Notion Kalender in der Wochenansicht
Hinzufügen eines Kalendereintrages über das Plus-Symbol

Filtern und Sortieren in Notion

Mit der Zeit kann dein Notion Kalender viele Einträge enthalten. Um nicht den Überblick zu verlieren und genau die Informationen zu finden, die du benötigst, bietet Notion leistungsstarke Filter- und Sortierfunktionen.

Die Filtern- und Sortieren-Funktion findest du in der oberen rechten Ecke deiner Datenbanken.

Filtern und Sortieren im Notion Kalender
Filtern und Sortieren-Funktion einer Datenbank

Tipps und Tricks zur Optimierung des Kalenders

Ein gut organisierter Kalender kann der Schlüssel zu einer verbesserten Produktivität und einem stressfreieren Alltag sein.

Während Notion bereits eine leistungsstarke Plattform für die Kalenderverwaltung bietet, gibt es einige Tipps und Tricks, die dir helfen können, das Beste aus deinem Notion Kalender herauszuholen.

Hinzufügen von Start- und Enddatum im Notion Kalender

Jeder Termin oder jede Aufgabe hat einen Anfang und ein Ende. In Notion kannst du nicht nur ein Datum, sondern auch einen Zeitraum für deine Kalendereinträge festlegen. Dies ist besonders nützlich für mehrere Tage dauernde Projekte oder Veranstaltungen.

Diese Funktion ist mit der Funktion der Uhrzeit einzufügen verknüpft. Eine Anleitung findest du im nachfolgendem Gliederungspunkt.

Uhrzeit in Notion Kalender hinzufügen

Nicht nur das Datum, sondern auch die genaue Uhrzeit kann entscheidend sein, um deinen Tag effizient zu planen. Ob es sich um ein wichtiges Meeting, einen Anruf oder eine Deadline handelt – die genaue Zeitangabe hilft dir, pünktlich und vorbereitet zu sein.

Hinzufügen von Uhrzeiten und Start- und Enddatum in einer Notion Datenbank

Wiederkehrende Aufgaben im Notion Kalender

Manche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig, sei es täglich, wöchentlich oder monatlich. Anstatt diese Aufgaben jedes Mal manuell einzugeben, bietet Notion die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.

Ich zeige dir diesen Prozess am Beispiel meines Notion Workout Template. Hier ist denkbar, dass voreingestellte Trainingspläne wöchentlich wiederholt werden sollen.

Um eine wiederkehrende Aufgabe in Notion zu erstellen benötigst du vorerst eine Vorlage für deine Datenbankeinträge. Ich habe eine Anleitung zum erstellen von Datenbankeinträgen in Notion in folgendem Artikel beschrieben: Notion Datenbanken effektiv nutzen.

Um wiederkehrende Aufgaben einzustellen gehe wie folgt vor:

  • Gehe zu den Vorlageneinstellungen deiner Notion Datenbank (blau markiertes Ausklapp-Symbol)

  • Wähle die Vorlage für die, die wiederkehrende Aufgabe erstellt werden soll und öffne die Optionen (3-Punkte-Symbol)

  • Nun wählst du den Button „Wiederholen“ und aktivierst ihn

  • Du hast die Möglichkeit die Aufgabe von täglich bis jährliche zu wiederholen

  • weiterhin musst du auswählen zu welcher Uhrzeit der Eintrag erstellt werden soll (Erstellt am)

  • Speichere deine Einstellungen anschließend
Wiederkehrende Aufgaben in Notion einstellen

Verschieben von Kalendereinträgen per Drag & Drop

Flexibilität ist im heutigen, schnelllebigen Alltag unerlässlich. Pläne können sich ändern und Aufgaben können verschoben werden. Mit Notion’s Drag & Drop-Funktion kannst du Kalendereinträge mühelos verschieben und so deinen Kalender im Handumdrehen anpassen.

Klicke dazu einfach auf das Ereignis, welches du verschieben möchtest und setze an eine andere Stelle in deinem Kalender.

Montag als Wochenbeginn in Notion festlegen

In vielen Kulturen und Arbeitsumgebungen gilt der Montag als Beginn der Arbeitswoche. Dies kann besonders nützlich sein, um den Arbeitsfluss zu strukturieren und die Woche effektiv zu planen.

Notion versteht diese Präferenz und bietet die Möglichkeit, den Montag als Starttag der Woche in deinem Kalender festzulegen.

Durch diese Einstellung wird der Montag immer ganz links in deiner Wochenansicht angezeigt, gefolgt von den restlichen Wochentagen.

Um diese Funktion einzustellen navigiere zu den Einstellungen und gehe zum Reiter „Sprache und Region“. Von dort aus musst du nur den Button aktivieren.

Montag als Starttag der Woche festlegen  in Notion
Montag als Wochenstart festlegen in Notion

Einführung in Notion Calendar

‚Notion Calendar‘: Ein neues Feature für besseres Zeitmanagement

Der Notion Calendar ist aus der Übernahme von Cron durch Notion entstanden. Dieses Update bringt eine Kalenderfunktion in das Notion-Ökosystem, die darauf abzielt, die Verwaltung von Zeit und Aufgaben zu vereinfachen. Es kombiniert die vertraute Datenorganisation von Notion mit neuen Kalendermöglichkeiten und soll Nutzern helfen, ihre Arbeit effizienter zu planen.

Notion und Cron = Notion Calendar

Hauptfunktionen des ‚Notion Calendar‘

Der Notion Calendar eröffnet mit seinem Update eine Reihe von Schlüsselfunktionen, die das Zeitmanagement und die Planung effizienter gestalten. Hier sind die erweiterten Hauptfunktionen:

  • Integration von Notion-Seiten in Kalenderereignisse: Ermöglicht das Verknüpfen von Notion-Seiten direkt in Kalenderereignissen für detaillierte Informationen.

  • Reichhaltiger Kontext für Ereignisse: Jedes Kalenderereignis kann mit zusätzlichen Inhalten von Notion-Seiten angereichert werden.

  • Synchronisation mit der Notion-Datenbank: Ereignisse im Kalender sind synchronisiert mit relevanten Daten aus der Notion-Datenbank.

  • Direktes Hinzufügen von Terminen aus der Datenbank: Termine und Ereignisse können direkt aus der Notion-Datenbank in den Kalender eingefügt werden.

  • Integration des Google Kalenders: Ermöglicht die Anzeige und Verwaltung von Google Kalender-Ereignissen innerhalb des Notion Calendar.

  • Zoom-Integration für Meeting-Planung: Meetings können direkt im Notion Calendar mit Zoom-Verknüpfungen geplant werden, um eine nahtlose Integration von Videokonferenzen zu gewährleisten.

So verbindest du den ‚Notion Calendar‘ mit deinen Konten

Die Einrichtung der neuen Kalenderfunktion ist spielend leicht in wenigen Schritten eingerichtet. Hier findest du die Möglichkeiten.

Einrichtung über den Notion Calendar selbst

Über den integrierten Navigationsbereich auf der linken Seite kannst du schnell und einfach den ‚Notion Calendar‘ öffnen.

Nachdem du den neuen Notion Kalender geöffnet bzw. die Notion Kalender App gedownloadet hast, findest du auf der rechten Seite eine Anleiten wie du den Kalender in 5 Schritten einrichten kannst.

Dort kannst du Benachrichtigungen aktivieren, Kalender-Konten und Datenbanken aus deinem Notion Setup verknüpfen.

Einrichten des Notion Calenders

Verbinden des Notion Calendar über deinen Workspace

Es ist ebenfalls möglich, die Datenbanken direkt aus Notion heraus in die Kalender App zu integrieren. In jeder Notion Datenbank, die über eine Kalenderansicht verfügt, findest du einen Button in der oberen rechten Ecke der Kalenderansicht: „Im Kalender öffnen“.

Notion Calendar aus Notion verbinden

Fazit

Der Notion Kalender, nun erweitert durch das neue Notion Calendar-Update, hat sich zu weit mehr als einem einfachen Planungstool entwickelt.

Durch die Integration neuer Funktionen wie der Synchronisation mit der Notion-Datenbank, der Möglichkeit, Notion-Seiten in Ereignisse einzubinden, und der Verbindung zu externen Tools wie Google Kalender und Zoom, bietet er eine noch leistungsfähigere Plattform für Zeitmanagement und Produktivität.

Ich hoffe die Tipps und Tricks aus diesem Artikel, helfen dir das Beste aus deinem Kalender herauszuholen und deinen Arbeitsalltag effizienter und organisierter zu gestalten.

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