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Notion Datenbanken – Eigenschaften und Optionen zur Organisation

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Erfahre, wie du Notion-Datenbanken optimal organisieren kannst: Nutze Eigenschaften wie Text, Auswahl und Datum sowie Filter und Sortierungen.
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Inhaltsverzeichnis

Kurze Einleitung

Du bist auf der Suche nach einer effizienten Methode, um deine Daten in Notion zu organisieren? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel erfährst du alles über die vielfältigen Eigenschaften in Notion Datenbanken und wie du sie optimal für deine Bedürfnisse nutzen kannst.

Was wirst du in diesem Artikel lernen?

  • Die Vielseitigkeit von Notion Eigenschaften: Verstehe, was Eigenschaften in Notion sind und wie sie deine Datenbanken organisieren können.

  • Anpassungsmöglichkeiten: Lerne, wie du Eigenschaften in Notion nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst, von einfachen Änderungen wie dem Umbenennen und Sortieren bis zu erweiterten Anpassungen.

  • Tipps für die optimale Nutzung: Entdecke verschiedene Möglichkeiten, wie du deine Eigenschaften konfigurieren kannst, um eine bessere Darstellungsform für deine Daten zu finden.

  • Filter, Sortierungen und Gruppierungen: Erfahre, wie du mit großen Datenmengen umgehst und deine Datenbanken durch Filter, Sortierungen und Gruppierungen übersichtlicher gestaltest.

Einstellungen und Optionen für Notion Datenbanken

Eine der besten Möglichkeiten, um deine Daten effektiv zu organisieren, besteht darin, Eigenschaften (Properties) in deiner Datenbank zu definieren. Notion bietet eine breite Palette von Eigenschaften, die du zu deiner Datenbank hinzufügen kannst.

Du kannst jede dieser Eigenschaften zu deiner Datenbank hinzufügen, um deine Daten zu organisieren. Du kannst auch benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um deine Datenbank noch besser an deine Bedürfnisse anzupassen.

Was sind Eigenschaften in Notion?

Eigenschaften sind eine der mächtigsten Funktionen von Notion. Sie erlauben dir, verschiedene Informationen zu deinen Seiten hinzuzufügen und zu organisieren. Du kannst dir Notion Eigenschaften als Spalten in einer Datenbank oder als Felder in einer Seite vorstellen.

Mit Eigenschaften kannst du zum Beispiel:

  • Den Status eines Projekts verfolgen
  • Die Priorität einer Aufgabe festlegen
  • Die Kategorie eines Artikels auswählen
  • Die Fälligkeit einer Rechnung einstellen
  • Die Bewertung eines Films angeben
  • Und vieles mehr – Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt!

Eigenschaften sind sehr flexibel und anpassbar. Du kannst aus verschiedenen Typen von Eigenschaften wählen, wie zum Beispiel Text, Zahl, Datum, Checkbox, Formel, Verknüpfung und mehr. Du kannst auch mehrere Eigenschaften zu einer Seite hinzufügen und sie nach deinen Bedürfnissen sortieren, filtern, gruppieren oder verstecken.

Beispiel von Eigenschaften in Notion
Eigenschaften in Notion

Einfügen von Eigenschaften innerhalb deiner Datenbank

Um eine neue Eigenschaft zu deinen Datenbanken hinzuzufügen klicke im Tabellenbereich auf das +. Dort kannst du eine der vielen Eigenschaften auswählen. Es ist ebenfalls möglich, dass du bestehende Eigenschaften ganz einfach änderst.

Einfügen von neuen Eigenschaften in eine Datenbanktabelle

Ändern von Eigenschaften in Notion

Alle Elemente in Notion sind unglaublich flexibel und genau dort liegt die Stärke des Tools. Du kannst Eigenschaften in Notion auf verschiedene Weisen ändern. Hier erfährst du, wie du diese Anpassungen vornehmen kannst.

Grundlegene Anpassungsmöglichkeiten von Eigenschaften in Notion

Zu den grundlegenden Möglichkeiten deine Eigenschaften anzupassen zählen zum Beispiel:

  • Namen ändern: Ein Klick auf den Namen der Eigenschaft ermöglicht es dir, ihn direkt zu bearbeiten.

  • Icon anpassen: Um das Icon für deine Eigenschaften anzupassen, klicke auf das Icon-Symbol neben dem Namen. Dort findest du eine Liste von Icons.

  • Reihenfolge ändern: Durch einfaches Drag-and-Drop kannst du die Reihenfolge der Eigenschaften anpassen.
So kannst du grundlegende Anpassungen für deine Notion Eigenschaften vornehmen

Zugriff auf erweiterte Anpassungsmöglichkeiten in Notion

Um deine Eigenschaften zu ändern, fahre ganz einfach mit der Maus über den Namen der Property die du anpassen willst. Mit einem Rechtsklick öffnest du das Pop-Up Menü und findest dort die Option „Eigenschaft bearbeiten“.

Aufrufen der „Eigenschaften bearbeiten“ Funktion

Tipps für eine optimale Nutzung

Je nachdem welche der Eigenschaften du bearbeiten möchtest, findest du verschiedene Möglichkeiten wie du deine Eigenschaften konfigurieren kannst.

Nachfolgend findest du Beispiele:

  • Eigenschaft „Datum“: Hier kannst du das Datums- und Zeitformat anpassen.

  • Eigenschaft „Status“: Hier ist es möglich, die einzelnen Bezeichnung und Darstellung zu ändern.

Es lohnt sich hier also auf jeden Fall, wenn du in den Optionen nachschaust, ob sich eine bessere Darstellungsform für deine Daten anbietet.

  • Über die Option „Typ“ kannst du die art der Eigenschaften anpassen. Zum Beispiel kannst du so von einer „Datum-“ zu einer „Text-Eigenschaft“ wechseln.In diesem Pop-Up Menü findest du ebenfalls die Möglichkeit bestimmte Eigenschaften in deiner Datenbank auszublenden.

Alle Notion Eigenschaften auf einen Blick

Nachfolgend findest du aufgelistet, alle Eigenschaften die dir Notion zum organisieren deiner Daten bietet.

EigenschaftErklärungOutput (Anwendungsbeispiele)
TextEinfacher Text, der in der Datenbank eingegeben wird.Name, Titel, Beschreibung, Adresse
ZahlNumerische Werte, die in der Datenbank eingegeben werden.Preis, Anzahl, Alter, Bewertung
MehrfachauswahlErmöglicht es, mehrere Optionen aus einer Liste von vordefinierten Optionen in der Datenbank auszuwählen.Interessen, Fähigkeiten, Merkmale
StatusErmöglicht es den Status anzuzeigen.In Bearbeitung, Abgeschlossen, Nicht gestartet
DatumDatum und/oder Uhrzeit, die in der Datenbank eingegeben werden.Fälligkeitsdatum, Erstellungsdatum, Veröffentlichungsdatum
PersonenErmöglicht es, Personen aus der Kontaktliste von Notion in der Datenbank auszuwählen.Autor, Verantwortlicher, Kunde, Mitarbeiter
Dateien & MedienErmöglicht das Hinzufügen von Dateien, z.B. Dokumente, Bilder oder Videos, in der Datenbank.Anhänge, Bilder, Protokolle
KontrollkästchenErmöglicht es, eine Checkbox in der Datenbank zu aktivieren oder zu deaktivieren.Erledigt, Bestätigt, Wichtig
URLErmöglicht es, Links zu Ressourcen im Web hinzuzufügen.Link zu einer Website
E-MailErmöglich es E-Mail Adressen zu einer Datenbank hinzuzufügen.E-Mail Adressen
TelefonErmöglicht es, eine Telefonnummer zu der Datenbank hinzuzufügen.Telefonnummern können direkt aus der Datenbank angerufen werden
FormelErmöglicht es, eine Formel zu definieren, die auf anderen Eigenschaften in der Datenbank basiert.Summe, Durchschnitt, Anzahl
VerknüpfungErmöglicht es, eine Verknüpfung zu einer anderen Datenbank, in der Datenbank hinzuzufügen.Verwandte Artikel, Quellen, Weitere Informationen
RollupErmöglicht es, eine Zusammenfassung von Daten aus anderen Datensätzen in derselben Datenbank oder anderen Datenbanken zu erstellen.Summe der Gesamteinnahmen, Anzahl der offenen Aufgaben
Erstellt um;
Erstellt von;
Letze Änderung;
Zuletzt bearbeitet von;
Ermöglicht es, den Zeitpunkt der Erstellung und Ersteller sowie die letzte Änderung und den letzten Bearbeiter anzuzeigen.Datum der letzten Bearbeitung, Autor
IDErmöglicht es, deinen Datenbankeinträgen eine einmalige ID hinzuzufügen.Rechnungsnummer, Projekt-ID
ButtonErmöglicht es Schaltflächen innerhalb der Datenbank zu erstellen.Schnellaktionen zum Anpassen von Datenbank-Eigenschaften.

Filter, Sortierungen und Gruppierung in Notion Datenbanken

Wenn du mit großen Mengen an Daten in deiner Notion Datenbank arbeitest, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Hier kommen Filter und Sortierungen ins Spiel.

Filtern deiner Notion Datenbank

Filter sind eine Möglichkeit, deine Datenbank nach bestimmten Kriterien einzuschränken. Du kannst zum Beispiel nur die Einträge anzeigen lassen, die einem bestimmten Status, einer bestimmten Kategorie oder einem bestimmten Datum entsprechen.

Du hast also die Möglichkeit nach allen Eigenschaften die in deiner Datenbank vergeben wurden zu filtern.

Um einen Filter zu erstellen, klicke auf das Filter-Symbol in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank und wähle „Filter hinzufügen“.

Dann kannst du aus verschiedenen Eigenschaften und Bedingungen auswählen, um deinen Filter zu definieren. Du kannst auch mehrere Filter kombinieren, indem du auf „Und“ oder „Oder“ klickst. Um einen Filter zu entfernen, klicke auf das X-Symbol neben dem Filter.

Filtermöglichkeiten einer Notion Datenbank nach der Property „Status“

Sortieren deiner Notion Datenbank

Sortierung ist eine Möglichkeit, deine Datenbank nach einer bestimmten Reihenfolge zu ordnen. Du kannst zum Beispiel deine Einträge nach dem Erstellungsdatum, dem Namen oder einer anderen Eigenschaft sortieren.

Um eine Sortierung zu erstellen, klicke auf das Sortieren-Symbol in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank. Dann kannst du aus verschiedenen Eigenschaften und Richtungen auswählen, um deine Sortierung zu definieren.

Du kannst hier ebenfalls mehrere Sortierungen kombinieren, indem du auf „Sortierung hinzufügen“ klickst. Um eine Sortierung zu entfernen, klicke auf das X-Symbol neben der Sortierung.

Sortieren einer Notion Datenbank nach der Eigenschaft „Zahl“ (hier benannt zu „Einnahmen“)

Gruppieren von Einträgen in deiner Notion Datenbank

Eine weitere leistungsstarke Funktion in Notion ist die Möglichkeit, Einträge in deiner Datenbank zu gruppieren. Mit dieser Funktion kannst du deine Datenbanken noch besser organisieren und übersichtlicher gestalten.

Gruppieren ermöglicht es dir, Einträge in deiner Datenbank basierend auf einer bestimmten Eigenschaft zusammenzufassen. Du kannst zum Beispiel Einträge nach Status, Kategorie, Priorität oder jedem anderen Eigenschaftstyp gruppieren, den du in deiner Datenbank definiert hast.

Hier findest du einige Anwendungsbeispiele für Gruppierungen:

  • Du kannst Projekte nach ihrem Datum gruppieren
  • Du kannst Aufgaben nach ihrer Priorität gruppieren
  • Du kannst Artikel nach ihrer Kategorie gruppieren
Beispiel einer Gruppierten Notion Datenbank
Ein Beispiel einer gruppierten Datenbank. Diese Datenbank aus meinem Notion Workout Template zeigt Übungen gruppiert nach Muskelgruppen.

So verwendest du die Gruppieren – Funktion in Notion

  • Gehe zur oberen rechten Ecke deiner Datenbank und öffne die Optionen über das 3 Punkte Symbol

  • Nutze den „Gruppieren“ Button

  • Es werden dir alle Eigenschaften deiner Datenbank angezeigt, nach denen du deine Daten Gruppieren kannst

  • Du findest dort weitere Einstellungen, mit denen du deine Gruppierung weiterhin an deine Bedürfnisse anpassen kannst

Fazit

Notion bietet dir nützliche Tools, um deine Datenbanken optimal zu organisieren:

  • Eigenschaften: Jede Eigenschaft in Notion hat ihren eigenen Nutzen. Nutze sie, um deine Datenbank individuell zu gestalten.

  • Filter: Zu viele Infos? Kein Problem. Mit den Filtern findest du genau das, was du suchst.

  • Sortierungen: Du entscheidest, wie deine Einträge angeordnet sind – sei es nach Datum, Name oder anderen Kriterien.

  • Gruppierungen: Behalte den Überblick, indem du ähnliche Einträge zusammenfasst. Das macht deine Datenbank noch übersichtlicher.

Mach den ersten Schritt und sieh selbst, wie effizient du mit Notion arbeiten kannst!

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