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Alles über Notion Tabellen: Tipps & Tricks

Notion Tabellen Tipps und Tricks
Erfahre alles über Notion Tabellen: Von der Erstellung bis zur Optimierung. Dein Rundum-Guide für bessere Organisation.
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Inhaltsverzeichnis

Warum Notion Tabellen wichtig sind

In der digitalen Welt gibt es viele Tools, die uns bei der Organisation helfen. Doch Notion hebt sich ab. Es ist nicht nur ein Organisationswerkzeug, sondern ein echter Alleskönner.

Besonders nützlich sind Notion Tabellen. Notion Tabellen sind nicht nur einfache Reihen und Spalten, sondern können auch als mächtige Datenbanken fungieren, die mit anderen Teilen deines Notion-Workspaces verknüpft sind.

Was wirst du in diesem Artikel lernen?

  • Warum Notion Tabellen wichtig sind: Entdecke die Vorteile und Flexibilität von Notion Tabellen im Vergleich zu herkömmlichen Tabellen.

  • Einfache Tabellen vs. Datenbanken: Verstehe den Unterschied zwischen einfachen Notion Tabellen und Notion Datenbanken.

  • Erstellung und Personalisierung: Lerne, wie du eine Notion Tabelle erstellst und sie nach deinen Bedürfnissen anpasst.

  • Erweiterte Funktionen: Eine erste Einführung in Formeln, Verknüpfungen und Rollups in Notion Tabellen.

  • Integration und Export: Erfahre, wie du externe Tabellen in Notion importieren und deine Notion Tabellen in andere Formate exportieren kannst.

Vorteile von Notion Tabellen:

  • Flexibilität: Notion Tabellen können als einfache Listen oder komplexe Datenbanken gestaltet werden.
  • Anpassbarkeit: Gestalte Notion Tabellen genau nach deinen Bedürfnissen. Ansichten und Eigenschaften sind komplett anpassbar.
  • Dynamik: Nutze Formeln und Verknüpfungen, um Tabellen automatisch zu aktualisieren.
  • Integration: Verknüpfe Tabellen mit Notizen, Aufgaben und Kalendereinträgen und sogar externen Tools.

Notion Tabelle als Datenbank und als einfache Tabelle

Du denkst bei Tabellen wahrscheinlich an Excel, oder? Reihen, Spalten, vielleicht ein paar Formeln. Aber in Notion sind Tabellen so viel mehr. Sie können sich in mächtige Datenbanken verwandeln, die weit über das hinausgehen, was herkömmliche Tabellen bieten.

Man unterscheidet in Notion daher grundsätzlich in Notion Tabellen als Datenbank und einfache Notion Tabellen. Ich habe das Prinzip von Notion Datenbanken bereits ausführlich behandelt. Einen Link dazu findest du hier: Notion Datenbanken erklärt.

Wir schauen uns nachfolgend die beiden unterschiedlichen Formen von Tabellen in Notion an.

Die einfachen Notion Tabellen

Das Prinzip der einfachen Notion Tabellen ist schnell erklärt, denn die einfache Tabelle in Notion, ist eben eine einfache Tabelle.

Man trifft diese Unterscheidung, weil manchmal eine einfache Tabelle völlig ausreicht, um deine Daten zu strukturieren.

Notion Tabellen: Eine einfache Tabelle
Beispiel einer einfache Notion Tabelle

Wann und warum man eine einfache Tabelle verwenden sollte

In folgenden Fällen ist eine normale Notion Tabelle ausreichend:

  • Schnelligkeit: Wenn du schnell eine Liste von Dingen notieren möchtest, ohne dich mit zusätzlichen Funktionen zu beschäftigen.

  • Einfachheit: Für Projekte, bei denen du keine Beziehungen oder komplexe Strukturen benötigst.

  • Übersichtlichkeit: Wenn du eine klare und einfache Darstellung deiner Daten bevorzugst, ohne zusätzliche Ansichten oder Verknüpfungen.
  • Hinweis: Sollte deine einfache Tabelle einmal zu ausführlich werden, kannst du sie jederzeit über den Punkt „In Datenbank umwandeln“ zu einer Notion Datenbank umwandeln. Die Einstellungen findest du in den Tabellenoptionen (6 Punkt-Symbol, linke Seite deiner Tabelle).

Notion Tabelle erstellen als einfache Tabelle

Du kannst eine Notion Tabelle erstellen indem du einfach das Tastenkürzel:“/Tabelle“ nutzt. So kannst du mit wenigen Klicks eine Tabelle in deinen Notion Workspace einfügen.

Dir stehen ebenfalls einige Optionen zur Darstellung der Notion Tabellen zur Verfügung. Du kannst zum Beispiel die Spaltenfarbe anpassen, die Größe einer Spalte per Ziehen anpassen oder über das Plussymbol neue Spalten oder Zeilen hinzufügen.

Anpassungsmöglichkeiten von einfache Notion Tabellen

Einfache Tabellen haben trotz ihrer scheinbaren Einfachheit eine Vielzahl von Anpassungsoptionen, die es ermöglichen, die Tabellen genau an deine Bedürfnisse anzupassen. Hier sind einige Schlüsselfunktionen und Einstellungen, die Sie kennen sollten:

  • Hinzufügen von Kopfzeilen: Über die Tabellen – Optionen (6 Punkte – Symbol) kannst du festlegen, ob eine Kopfzeile seitlich oder oberhalb deiner Tabelle eingefügt werden soll.

  • Anpassen der Farbe: Über die gleichen Einstellungen kannst du für jede Zeile oder Spalte, individuell die Schriftfarbe oder Hintergrundfarbe anpassen.

  • Größenanpassungen im Format der Seite: Sollte die Tabelle nicht über die ganze Seite reichen, kannst du über das Pfeilsymbol, deine Tabelle über die ganze Seite ausdehnen.

  • Anpassen der Spalten: Die Spaltengröße kann einfach per Drag & Drop angepasst werden.

Notion Tabellen als Datenbanken nutzen

In Notion sind Tabellen nicht nur zur Dateneingabe da. Sie können Beziehungen zu anderen Tabellen herstellen, komplexe Abfragen durchführen und Daten in verschiedenen Ansichten wie Kalender, Listen oder Galerien darstellen. Kurz gesagt, sie sind dynamisch und interaktiv.

Um deine Tabellen für diesen Zweck zu nutzen, erstellst du sie als Datenbank. Da diese Form von Tabellen in Notion wesentlich vielseitiger ist, betrachten wird nachfolgend die Tabellen als Datenbank.

Notion Tabelle erstellen als Datenbank

Um eine Notion Datenbank in der Tabellenansicht zu erstellen, kannst du wieder den Notion Shortcut: „/Datenbank“ nutzen.

Unterschiede zwischen einer regulären Tabelle und einer Datenbank in Notion

  • Komplexität: Während Datenbanken in Notion Beziehungen, komplexe Abfragen und verschiedene Ansichten bieten, sind reguläre Tabellen einfacher und geradliniger.

  • Zweck: Datenbanken sind ideal für komplexe Projekte und Informationsstrukturen, während einfache Tabellen perfekt für schnelle Notizen, Listen oder einfache Datensätze sind.

  • Flexibilität: Datenbanken bieten mehr Anpassungsmöglichkeiten, aber manchmal ist weniger mehr. Einfache Tabellen sind schneller einzurichten und leichter zu handhaben.

Grundlegende Funktion von Notion Datenbanken in der Tabellenansicht

Die Tabellenansicht von Notion Datenbanken bietet dir zahlreiche Funktionen. Nachfolgend schauen wir uns die Basics an.

Zeilen hinzufügen in deiner Tabelle

Um eine Zeile hinzuzufügen nutze das Plussymbol am Ende deiner Tabelle:

Notion Tabelle Eintrag hinzufügen
Beispiel meiner Notion Datenbank in der Tabellenansicht als Taskmanager

Spalten in deiner Notion Datenbank hinzufügen

In Notion sind Spalten in Tabellen nicht nur einfache Kategorien. Jede Spalte repräsentiert eine „Eigenschaft“. Wenn du also eine Spalte hinzufügst, fügst du deiner Tabelle eine neue Eigenschaft hinzu.

  • Solltest du neu in Notion sein, dann findest du weiterführende Informationen zu Eigenschaften in Notion hier: Eigenschaften in Notion erklärt. Besonders in der Tabellenansicht deiner Datenbanken machen die verschiedenen Eigenschaften deine Tabelle unglaublich vielseitig.

So geht’s:

  • Neue Spalte erstellen: Klicke in deiner Tabelle auf das „+“-Symbol am rechten Rand.

  • Eigenschaftstyp auswählen: Notion bietet verschiedene Typen von Eigenschaften an, z.B. Text, Zahl, Datum, Checkbox und viele mehr. Wähle den Typ, der am besten zu deinen Daten passt.

  • Eigenschaft benennen: Gib deiner neuen Spalte einen Namen. Dieser Name wird die Bezeichnung der Eigenschaft sein.

  • Daten eingeben: Sobald du die Spalte erstellt hast, kannst du Daten in die einzelnen Zellen dieser Spalte eingeben.
Einfügen einer Neuen Eigenschaft: „Zahl“ in Notion

Spalten verschieben per Drag & Drop

Die Organisation deiner Daten kann einfach per Drag & Drop geschehen. Klicke dazu auf die gewünschte Spalte, halte sie gedrückt und ziehe sie an die gewünschte Stelle.

Beispiel wie man Spalten verschiebt anhand meines Finance Tracker Templates

Spalten in deiner Notion Tabelle fixieren

Je größer deine Tabellen in Notion werden, desto schwieriger wird es, diese übersichtlich zu halten. Grundsätzlich kannst du zwar die komplette Tabelle scrollen, um Inhalte zu sehen, die außerhalb des Spaltenbereichs liegen, aber so können wichtige Inhalte aus dem Sichtfeld geraten.

Um das zu vermeiden, kannst die wichtigsten Spalten deiner Notion Tabelle einfach fixieren.

So geht’s:

  • Gehe zu der Spalte die fixiert werden soll: Es ist wichtig, dass du zu der Spalte gehst, wo die Fixierung gesetzt werden soll.

  • Öffne die Spaltenoptionen, um die Spalte zu fixieren: Die Spaltenoptionen öffnest du einfach indem du auf die gewünschte Spalte klickst. Wähle dann den Punkt: „Bis zur Spalte Fixieren„.
Notion Tabellen Spalten fixieren

Ansichten zu deiner Notion Datenbank hinzufügen

Jeder hat eine bevorzugte Art, Informationen zu betrachten und zu organisieren. In Notion wird dies durch die Möglichkeit, verschiedene Ansichten zu deinen Tabellen hinzuzufügen, besonders einfach.

Du kannst so verschiedene Ansichten für Kategorien, aber auch komplett andere Datenbanklayouts zu deiner Tabelle hinzufügen.

So geht’s:

  • Öffne deine Tabelle: Starte mit der Tabelle in Notion, zu der du eine neue Ansicht hinzufügen möchtest.

  • Klicke auf „Ansicht hinzufügen“: Oben links in deiner Tabelle findest du den Namen der aktuellen Ansicht (z.B. „Default View“). Klicke darauf und dann auf „Ansicht hinzufügen“.

  • Wähle den Ansichtstyp: Notion bietet verschiedene Ansichtstypen an, darunter Tabelle, Board, Kalender, Liste und Galerie. Wähle den Typ, der am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

  • Benenne die Ansicht: Gib deiner neuen Ansicht einen Namen, damit du sie später leicht wiederfinden kannst.

  • Passe die Ansicht an: Jede Ansicht bietet spezifische Anpassungsoptionen. Zum Beispiel kannst du in der Kalenderansicht ein Start- und Enddatum festlegen oder in der Board-Ansicht nach bestimmten Kategorien sortieren.

  • Wechsle zwischen Ansichten: Sobald du mehrere Ansichten erstellt hast, kannst du einfach zwischen ihnen wechseln, indem du auf den Namen der aktuellen Ansicht klickst und die gewünschte Ansicht aus der Dropdown-Liste auswählst.
Hinzufügen einer Kalenderansicht zu einer Tabelle

Filtern, sortieren und durchsuchen von Notion Tabellen

Notion macht es dir einfach, deine Daten zu organisieren. Mit dem Filter kannst du spezifische Einträge herausfiltern, sodass nur die relevanten Informationen angezeigt werden.

Das Sortieren ermöglicht es, die Einträge nach bestimmten Kriterien wie Datum oder Namen zu ordnen, sodass du schnell einen Überblick bekommst.

Wenn du nach einem bestimmten Detail suchst, hilft die Suchfunktion. Gib einfach ein Stichwort ein, und Notion zeigt dir alle passenden Einträge in deiner Tabelle.

Diese Optionen findest du im oberen rechten Bereich deiner Tabelle.

Notion Tabelle: Filterfunktion, Suchfunktion und Sortierfunktion

Erweiterte Funktionen von Datenbanken in der Tabellenansicht von Notion

Die Grundlegenden Funktionen von Notion Tabellen bieten bereits zahlreiche Möglichkeiten, aber mit ein paar Tricks kannst du noch mehr aus ihnen herausholen.

Hier sind einige Tipps, um das Beste aus deinen Tabellen herauszuholen.

Formeln, Verknüpfungen und Rollups in Notion Tabellen

  • Verknüpfungen: Die Stärke von Notion liegt in der Vernetzung. Durch das Verknüpfen von Tabellen kannst du Beziehungen zwischen verschiedenen Datenpunkten herstellen. So wird es zum Kinderspiel, zu erkennen, welche Aufgaben zu welchem Projekt gehören oder wie Kontakte und Notizen zusammenhängen.
  • Rollups: Mit Rollups kannst du Daten aus verknüpften Tabellen abrufen und in deiner Haupttabelle anzeigen. Dies ist besonders nützlich, wenn du aggregierte Informationen oder Zusammenfassungen aus anderen Tabellen benötigst, ohne ständig zwischen ihnen wechseln zu müssen
  • Formeln: In Notion kannst du mit Formeln mehr machen als nur rechnen. Direkt in deiner Tabelle hilft dir die Formelfunktion, Daten zu prüfen, Texte zu ändern oder Dinge automatisch zu sortieren. Es ist wie ein kleiner Helfer direkt in deiner Datenbank.

Integrierte Berechnung von Spalten in Notion Tabellen

Die Tabellenansicht in Notion bietet eine integrierte Funktion, die den Inhalt einer Spalte aggregiert. So kannst du zum Beispiel in deiner Notion Tabelle Summe einer Spalte und vieles mehr anzeigen lassen.

Was du dir hier anzeigen lassen kannst, ist abhängig von der Eigenschaft der Spalte. Um diese Funktion zu nutzen, findest du am unteren Ende deiner Tabelle den Button „Berechnen“. Dieser wird dir für jede Spalte angezeigt.

Notion Tabellen Summe Spalte berechnen und mehr Optionen
Beispiel Spaltenberechnung: Notion Summe Spalte (Rot) und Berechnungsoptionen (Blau)

Externe Tabellen in Notion importieren

Es gibt mittlerweile unzählige Tools, die sich einfach in Notion integrieren lassen und umgekehrt. Je nach Tool, kann die Integration unterschiedlich sein.

Ich habe zum Beispiel bereits ein Tutorial angefertigt, dass zeigt, wie du mithilfe von Zapier eine Automation erstellst, mit der du einfach deinen Google Kalender in Notion integrieren kannst.

Den Artikel dazu findest du hier: Notion mit Google Kalender verbinden.

Ich werde dir daher nachfolgend ein konkretes Beispiel für die Integration von externen Tabellen in Notion zeigen.

Excel Tabelle in Notion einfügen

Excel ist das Tool für Tabellen überhaupt und am weitesten verbreitet. Deshalb ist das Einbinden von Excel Tabellen in Notion kinderleicht.

Grundlage hierfür ist, dass du deine Excel-Datei im CSV-Format vorliegen hast. Diese Datei musst du nur über die Optionen in deinen Workspace importieren.

  1. Öffne Notion und wähle den Ort, an dem du die Tabelle haben möchtest.
  2. Klicke auf „Importieren“ und wähle „Excel“.
  3. Suche die Excel-Datei auf deinem Computer und lade sie hoch. Fertig!
Excel Tabelle in Notion einfügen über die Option „Importieren“

Notion Tabelle in Excel einfügen

Du kannst genauso deine Notion Tabellen als CSV-Datei exportieren und diese dann in Excel einfügen. Du kannst jede Datenbank die als Tabelle dargestellt wird, so ganz einfach in Excel öffnen.

  1. Gehe zu der Notion Seite wo die zu exportierende Tabelle ist.
  2. Klicke auf die drei Punkte (Optionen) in der oberen rechten Ecke und wähle „Exportieren“.
  3. Wähle das Format „Markdown und CSV“ und lade die Datei herunter.
  4. Diese Datei kann nun in Excel geöffnet werden

Notion Tabelle kopieren

Manchmal brauchst du vielleicht eine Kopie deiner Tabelle in Notion, sei es für ein Backup, um verschiedene Versionen zu haben oder um eine Ansicht deiner Tabelle auf einer anderen Seite einzufügen.

Es gibt mehrere Wege wie du deine bestehende Notion Tabelle kopieren kannst.

Duplizieren deiner Tabelle

Um deine Tabelle zu Duplizieren wähle die Tabellenoption (6 Punkte-Symbol) und anschließend den Button „Duplizieren“ aus den Auswahlmöglichkeiten. Oder nutze den Notion Shortcut: Cmd + D, nachdem du dies Tabelle markiert hast.

Notion Tabelle kopieren per Tastenkürzel

Die einfachste Variante deine Tabelle zu kopieren und sie an einem anderen beliebigen Ort in deinem Worksapce zu platzieren ist über das Kopieren-Tastenkürzel.

Markiere die Tabelle die du kopieren möchtest indem du die Tabellenoptionen (6 Punkte-Symbol) und drücke cmd+C (Mac) oder Strg+C (Windows).

Notion Tabellenlink kopieren

Indem du den Link zu einer Tabelle kopierst, kannst du diesen ebenfalls an beliebiger Stelle in deinen Notion Seiten platzieren. Die Option „Link zur Datenbank kopieren“ findest du ebenfalls in den Tabelleneinstellungen.

Notion Tabelle: Link zur Datenbank kopieren

Fazit: Das Potenzial von Notion Tabellen

Notion Tabellen sind mehr als nur einfache Datenstrukturen. Sie sind ein vielseitiges Werkzeug, das deinen Arbeitsalltag revolutionieren kann. Hier sind die Haupterkenntnisse:

  • Vielseitigkeit: Notion Tabellen sind sowohl für Anfänger als auch für Experten geeignet. Sie können als einfache Listen oder als komplexe Datenbanken verwendet werden.

  • Integration: Du kannst Daten nahtlos importieren, exportieren und mit anderen Tools verknüpfen.

  • Optimierung: Mit den richtigen Techniken kannst du deinen Workflow in Notion erheblich verbessern und Zeit sparen.

Nutze die Macht der Notion Tabellen und bringe deine Produktivität auf das nächste Level!

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