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Notion Rollup erklärt – Daten clever verknüpfen

Notion Rollup erklärt
In diesem Beitrag erkläre ich dir alles über das Notion Rollup. Ich zeige dir Möglichkeiten der Datenaggregation und ein konkretes Beispiel.
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Inhaltsverzeichnis

Kurzeinleitung in den Artikel

Du hast deine Notion Datenbanken schon gut im Griff, aber du suchst nach einer effizienteren Methode zur Datenverknüpfung? Dann ist es Zeit, sich mit Notion Rollups auseinanderzusetzen.

In diesem Beitrag erkläre ich dir alles rund um die Notion Rollup Eigenschaft. Eine leistungsstarke Property, die in deinen Notion Datenbanken zur Datenintegration genutzt werden kann.

Was wirst du in diesem Artikel lernen?

  • Grundlagen: Du wirst verstehen was eine Notion Rollup ist.

  • Vorteile: Ich werde dir zeigen, wie Rollups deine Datenvisualisierung und -konsolidierung verbessern.

  • Anwendung: Ich werde dir praktische Beispiele und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Rollups geben.

Was ist ein Rollup in Notion?

Du hast den Begriff „Rollup“ vielleicht schon einmal gehört, aber was bedeutet er genau im Kontext von Notion? Lass uns das klären.

Definition und Grundlagen von Notion Rollups

Rollups gehören du den Eigenschaften in Notion. Falls du einen Überblick über Eigenschaften in Notion benötigst, dann findest du eine ausführliche Erklärung hier: Notion Eigenschaften erklärt.

Du kannst dir das Notion Rollup im Grunde wie ein spezielles Datenbankfeld vorstellen, das es dir ermöglicht, Informationen aus einer verknüpften Datenbank abzurufen und in deiner Datenbank darzustellen.

Warum Rollups in Notion einzigartig sind

  • Integrierte Datenverknüpfung: Im Gegensatz zu anderen Plattformen, die separate Tools für die Datenintegration benötigen, sind Rollups in Notion direkt integriert. Das macht die Datenverknüpfung nahtlos und benutzerfreundlich.
  • Anpassbarkeit: Rollups sind extrem flexibel. Du kannst sie so konfigurieren, dass sie genau die Daten anzeigen, die du benötigst, und sogar Formeln anwenden, um spezifische Berechnungen durchzuführen.
  • Dynamische Aktualisierung: Sobald du eine Änderung in einer der verknüpften Datenbanken vornimmst, wird der Rollup automatisch aktualisiert. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern.
  • Kohärenz: Rollups sorgen für eine konsistente Datenstruktur, indem sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einem einheitlichen Format darstellen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellst du einen Rollup in Notion

Du bist überzeugt von den Vorteilen und Anwendungsmöglichkeiten von Notion Rollups und möchtest nun selbst einen erstellen? Ich zeige dir wie es geht!

Voraussetzung für das Notion Rollup

Ein wichtiger Schritt, bevor du mit der Erstellung eines Rollups beginnst, ist die Verknüpfung der beteiligten Datenbanken. Ohne eine bestehende Verknüpfung, kannst du kein Notion Rollup erstellen.

Um eine Verknüpfung zu erstellen, füge eine neue Eigenschaft zu deiner Datenbank hinzu und wähle den Typ „Verknüpfung“.

  • Hinweis: Beim Erstellen einer Verknüpfung in Notion, kannst auswählen, ob deine Verknüpfung in beiden Datenbanken angezeigt werden soll oder nicht. Ich empfehle dir, die Verknüpfung immer in beiden Datenbanken anzeigen zu lassen, da du die Verknüpfung so aus beiden Datenbanken heraus nachvollziehen kannst.
So fügst du eine neue Eigenschaft zu deiner Datenbank hinzu. Wähle als Typ „Verknüpfung“.

Notion Rollup erstellen – So geht’s

  • 1. Feld hinzufügen: Gehe zu der Datenbank, in der du den Rollup anzeigen möchtest, und füge eine neue Eigenschaft hinzu. Wähle dabei den Feldtyp „Rollup“.

  • 2. Datenbank auswählen: Im Rollup-Menü wählst du nun die verknüpfte Datenbank aus, aus der du Daten abrufen möchtest. (Hier ist denkbar, dass deine Datenbank mit mehreren anderen Datenbanken verknüpft ist)

  • 3. Feld auswählen: Wähle die spezifische Eigenschaft aus der verknüpften Datenbank, welche du im Rollup anzeigen möchtest.

  • 4. Aggregation einrichten: In der Spalte „Berechnen“ werden dir verschiedene Möglichkeiten angezeigt, auf welche Art das Rollup die Daten zusammenfassen soll. Je nach Eigenschaft stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Hierzu findest du eine Übersicht weiter unten im Artikel.

  • 5. Darstellung auswählen: Je nachdem, auf welche Art du deine Daten aggregierst, kannst du diese zum Beispiel in Balken-, Kreisen- oder prozentual anzeigen lassen
Notion Rollup Anpassungsmöglichkeiten

Wie Notion Rollups deine Daten zusammenfassen können

In diesem Abschnitt findest du eine aufbereitete Tabelle, die dir zeigt, auf welche Art das Notion Rollup deine Daten zusammenfassen kann.

Aggregationsmethoden in Notion Rollups

DatentypAggregationsmethodeBeschreibung
AllgemeinOriginal anzeigenZeigt die Originalwerte der aggregierten Spalte.
Eindeutige Werte anzeigenZeigt nur eindeutige Werte der Spalte.
Alle zählenZählt alle Einträge in der Spalte.
Werte zählenZählt alle nicht-leeren Einträge.
Unterschiedliche zählenZählt alle einzigartigen Einträge.
Leere Zellen zählenZählt alle leeren Einträge.
Nicht leere Zellen zählenZählt alle nicht-leeren Einträge.
Prozent leerZeigt den Prozentsatz der leeren Einträge.
Prozent nicht leerZeigt den Prozentsatz der nicht-leeren Einträge.
SummeAddiert alle Zahlen in der Spalte.
DurchschnittBerechnet den Durchschnitt aller Zahlen.
MedianFindet den mittleren Wert einer Zahlenreihe.
MinFindet den kleinsten Wert in der Spalte.
MaxFindet den größten Wert in der Spalte.
BereichZeigt den Unterschied zwischen dem kleinsten und dem größten Wert.
DatumFrühestes DatumZeigt das früheste Datum in der Spalte.
Spätestes DatumZeigt das späteste Datum in der Spalte.
DatumsbereichZeigt die Zeitspanne zwischen dem frühesten und dem spätesten Datum.
CheckboxenProzent abgehaktZeigt den Prozentsatz der markierten Checkboxen.
Prozent nicht abgehaktZeigt den Prozentsatz der nicht markierten Checkboxen.
StatusAnzahl pro GruppeZählt die Anzahl der Einträge für jede Statusgruppe.
Prozent pro GruppeZeigt den Prozentsatz der Einträge für jede Statusgruppe.

Anwendungsbeispiel für das Notion Rollup

Hier findest du ein konkretes Anwendungsbeispiel wofür du Rollups in Notion nutzen kannst. Die Möglichkeiten sind generell schier unbegrenzt, dadurch dass Datenbanken und Eigenschaften in Notion so flexibel sind.

Nutze Notion Rollups um den Fortschritt deiner Ziele zu messen

Über Checkboxen und die entsprechenden Verknüpfungen kannst du einfach über Rollups den Fortschritt deiner Zielstellungen messen. Ich gebe dir dafür eine kurze Anleitung.

  • Hinweis: Du benötigst hierfür grundlegende Kenntnisse, wie man Datenbanken erstellt und Eigenschaften zu Notion Datenbanken hinzufügt. Solltest du einen Überblick über die Themen benötigen, dann findest du hier den Artikel dazu: Notion Datenbanken Einführung.
  • Erstelle zwei Notion Datenbanken
  • Benenne eine Datenbank „Ziele“, die andere nennst du „Aufgaben“
Notion Rollup Beispiel für die Fortschrittsverfolgung
Notion Rollup Beispiel für die Fortschrittsverfolgung
  • Erstelle eine Verknüpfung zwischen den beiden Datenbanken. (Hierbei ist es egal in welcher Datenbank du die Verknüpfung hinzufügst. Wähle dass die Verknüpfung in beiden Tabellen angezeigt wird)
  • Füge eine „Kontrollkästchen“ Eigenschaft in die Aufgaben Tabelle ein
Fortschrittsmessung mit Notion Rollup: Hinzufügen von Kontrollkästchen
  • Füge die Rollup Eigenschaft in die „Ziele“ Datenbank ein und lege folgende Einstellungen fest:
    • Verknüpfung „Aufgaben“
    • Eigenschaft „Kontrollkästchen“
    • Berechnen „Prozent abgehakt“
Notion Rollup Einstellungen zur Fortschrittsmessung
  • Mit diesen Einstellungen misst das Rollup wie viele Aufgaben, die zu einem bestimmten Ziel gehören, abgehakt sind und gibt diesen Wert als Prozent wieder.
  • Hinweis: Um Aufgaben mit Zielstellungen zu verknüpfen klicke in die Spalte „Aufgaben“ in der Zieltabelle oder „Ziele“ in der Aufgabentabelle und füge die Aufgaben die zu einer Zielstellung gehören hinzu.
Verknüpfung von Aufgaben und Zielen für Fortschrittsmessung per Notion Rollup

Fazit

Du hast es bis zum Ende dieses umfassenden Guides über Notion Rollups geschafft! In diesem Artikel haben wir uns intensiv mit einer der leistungsstärksten Eigenschaften in Notion auseinandergesetzt, die dir bei der Datenintegration in deinen Datenbanken hilft.

Was hast du gelernt?

  • Grundlagen: Du weißt jetzt, was ein Notion Rollup ist und wie es als spezielles Datenbankfeld funktioniert.

  • Vorteile: Du hast gesehen, wie Rollups deine Datenvisualisierung und -konsolidierung verbessern können. Sie sind nicht nur flexibel, sondern auch dynamisch und sorgen für eine konsistente Datenstruktur.

  • Anwendung: Mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung und dem praktischen Beispiel hoffe ich, dir Inspiration für deine eigenen Notion Rollups geliefert zu haben.

  • Aggregationsmethoden: Du hast eine klare Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten, wie Rollups Daten aggregieren können, und kannst diese Methoden gezielt für deine Projekte einsetzen.
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