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Notion wiederkehrende Aufgaben: 3 praktische Möglichkeiten

Notion wiederkehrende Aufgaben erklärt
In diesem Beitrag erkläre ich dir welche Möglichkeiten du hast, um in Notion wiederkehrende Aufgaben einzustellen.
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Inhaltsverzeichnis

Einführung: Wiederkehrende Aufgaben in Notion

In der heutigen Zeit sind wiederkehrende Aufgaben ein fester Bestandteil unseres Alltags. Notion, mit seiner Vielseitigkeit, bietet die perfekte Plattform, um solche Aufgaben effizient zu verwalten.

Jeder von uns kennt das: Aufgaben, die regelmäßig anfallen und nicht vergessen werden dürfen. Genau hier zeigt die Funktion von Notion wiederkehrende Aufgaben anzulegen, ihr volles Potenzial.

In diesem Beitrag erfährst du, warum Notion das ideale Tool für deine wiederkehrenden Aufgaben ist und wie du es optimal nutzen kannst.

Notion Wiederkehrende Aufgaben Beitragsbild

Was wirst du in diesem Artikel lernen?

  • Grundlagen Verstehen: Wie du in Notion wiederkehrende Aufgaben von Grund auf verstehst und anwendest.

  • Manuelle Einrichtung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur manuellen Einrichtung von wiederkehrenden Aufgaben mit Notion Buttons.

  • Automatisierung nutzen: Ein Überblick über die nativen Automatisierungsfunktionen von Notion für wiederkehrende Aufgaben.

  • Drittanbieter-Integration: Wie du Notion mit anderen Tools wie Zapier verbindest, um deine Automatisierung noch weiter zu optimieren.

  • Praktische Anwendungsbeispiele: Verschiedene Szenarien, in denen wiederkehrende Aufgaben in Notion besonders nützlich sein können.

Grundlagen von wiederkehrenden Aufgaben in Notion

Um wiederkehrende Aufgaben mithilfe von Notion abzubilden hast du verschiedenen Möglichkeiten. Diese Möglichkeiten werde ich dir nachfolgend ausführlich darstellen:

In Notion wiederkehrende Aufgaben manuell anlegen

Eine der einfachsten und direktesten Methoden ist die manuelle Einrichtung. In diesem Fall nutzt du zum Beispiel To-Do-Listen, um deine Aufgaben zu erstellen. Eine effizientere Möglichkeit dafür bieten Notion Buttons oder auch Notion Schaltflächen.

  • To-Do-Listen und Notion Buttons oder Notion Schaltflächen, gehören zu den Blockelementen in Notion. Eine ausführliche Erklärung zum Thema Notion Blöcke findest du hier: Notion Blöcke: Alles was du wissen musst.

1.) Wiederkehrende Aufgaben mit Notion Buttons anlegen – Ein kurzer Überblick:

Notion Buttons sind interaktive Elemente, die du in deinen Notion Seiten einfügen kannst. Mit einem Klick auf einen Button kannst du eine vordefinierte Aktion auslösen, z.B. das Erstellen einer neuen Aufgabe, das Öffnen eines Links oder das Ausführen einer Formel.

So legst du wiederkehrende Aufgaben mit Notion Buttons an:

  • Button erstellen: Füge in deiner Notion Seite einen neuen Button hinzu. Tue dies einfach über das Tastenkürzel: „/Button“
  • Aktion definieren: Konfiguriere den Button so, dass er eine neue Aufgabe in deiner Datenbank erstellt. Dafür kannst du einfach verschiedene Blöcke kopieren und in den Button einfügen.
Dieses Video zeigt, wie ich die Funktion in Notion wiederkehrende Aufgaben zu nutzen, mit Hilfe von Buttons einsetze, um auf Knopfdruck einen Tagesplan zu erstellen. Dieses Prinzip könnt ihr mit meinem kostenlosen Tagesplaner ausprobieren.
  • Fertig! Jedes Mal, wenn du den Button klickst, wird eine neue wiederkehrende Aufgabe basierend auf deinen Einstellungen erstellt.

In Notion wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Notion ist nicht nur ein Ort für Notizen und Datenbanken, sondern bietet auch leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, die deinen Arbeitsalltag erleichtern können.

2.) Native Automatisierung in Notion – Ein Überblick

Notions eingebaute Automatisierungsfunktionen ermöglichen es dir, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren, ohne auf externe Tools zurückgreifen zu müssen. Dies kann von einfachen Erinnerungen bis hin zu Aufgabenautomatisierungen reichen.

So richtest du automatische wiederkehrende Aufgaben in Notion ein

Voraussetzung, dass du diese Funktion in Notion nutzen kannst ist eine bestehende Notion Datenbank und eine Datumseigenschaft. Diese Datenbank kann ein Kalender, eine Tabelle oder Liste usw. sein.

Falls du mehr Informationen zu Notion Datenbanken benötigst, dann findest du eine ausführliche Erklärung für die nachfolgend behandelten Punkte hier: Notion Datenbanken Erklärung.

So geht’s:

  • Erstelle zuerst eine Vorlage in deiner Notion Datenbank und personalisieren sie nach deinen Vorstellungen
So erstellst du eine Vorlage für Datenbankeinträge in Notion
  • Wähle nun die Vorlage für die ein wiederkehrender Prozess erstellt werden soll über Optionen (3 Punkte-Symbol)

  • Wähle den Button „Wiederholen“ aus (Du kannst einstellen, dass Ereignisse sich wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen sollen)

  • Zum Schluss gibst du an zu welcher Uhrzeit das wiederkehrende Ereignis erstellt werden soll (Erstellt am)
So legst du fest, dass sich eine Vorlage in Notion automatisch wiederholen soll

3.) Integration von Drittanbieter-Tools um in Notion wiederkehrende Aufgaben einzustellen

Während Notion bereits einige native Automatisierungsfunktionen bietet, gibt es Situationen, in denen du vielleicht noch einen Schritt weiter gehen möchtest. Hier kommen Drittanbieter-Tools wie Zapier ins Spiel.


Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das verschiedene Apps miteinander verbindet. Mit Zapier kannst du Aktionen in einer App auslösen, basierend auf Ereignissen in einer anderen App – und das ganz ohne Programmierkenntnisse.

  • Ich habe bereits ein konkretes Beispiel für eine Zapier-Notion Automation erstellt und eine automatische Verknüpfung zwischen Notion und dem Google Kalender eingerichtet. Diese Automation kann auch dafür genutzt werden, um in Notion wiederkehrende Aufgaben einzusetzen. Mehr Informationen inklusive der fertigen Automation als Downland findest du hier: Notion mit Google Kalender verbinden.

Fallbeispiele wie du in Notion wiederkehrende Aufgaben nutzen kannst

Wiederkehrende Aufgaben sind ein zentrales Element in der Planung und Organisation. Sie helfen dabei, regelmäßige Tätigkeiten nicht aus den Augen zu verlieren. Hier sind einige praktische Beispiele, wie du sie in Notion effektiv nutzen kannst:

Wöchentliche Meetings:

  • Team-Meetings: Plane wöchentliche Treffen mit deinem Team und erstelle eine Agenda für jedes Meeting. Die Funktion ist ideal, um in Notion wiederkehrende Termine zu planen.

Monatliche Berichte:

  • Finanzübersicht: Du kannst wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben ganz einfach festlegen und so deine monatlichen Geldströme automatisch verfolgen.

Routinen:

  • Trainingspläne: Mit den entsprechenden Vorlagen kannst du in Notion einfach Trainingspläne erstellen, im Kalender planen und automatisiert wöchentlich wiederholen.

Fazit: Notion wiederkehrende Aufgaben

Notion ist nicht nur ein leistungsstarkes Tool für Notizen und Datenbanken, sondern auch ein effizientes Mittel, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Hier sind die Kernpunkte, die wir in diesem Artikel besprochen haben:

  • Notion Buttons: Ein einfacher Weg, um wiederkehrende Aufgaben manuell zu erstellen. Mit einem Klick kannst du vordefinierte Aktionen auslösen, wie das Erstellen einer neuen Aufgabe.

  • Native Automatisierung: Notion bietet eingebaute Funktionen, um Prozesse zu automatisieren. Dies reicht von einfachen Erinnerungen bis hin zu komplexen Aufgabenautomatisierungen.

  • Drittanbieter-Integration: Für erweiterte Automatisierungen, wie die Verknüpfung von Notion mit dem Google Kalender, können Tools wie Zapier genutzt werden.

Egal, ob du gerade erst mit Notion beginnst oder bereits ein erfahrener Nutzer bist, die Möglichkeiten zur Einrichtung wiederkehrender Aufgaben können deinen Workflow erheblich verbessern und dir helfen, organisiert zu bleiben.

Ich hoffe der Beitrag hat dir geholfen in Notion wiederkehrende Aufgaben für deine Zwecke anzulegen.

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